【招标公告】儋州市精准扶贫档案（贫困户类）数字化加工及挂接项目邀标公告（二次招标）

一、项目名称
儋州市精准扶贫档案（贫困户类）数字化加工及挂接项目。
二、数量规模
约180万页。
三、预算资金
本次服务费用控制价不高于80万元，其中55.37万元为财政下达专项资金，其余部分由业主单位根据中标资金规模筹措安排。
四、项目内容及要求
1.项目要求
1.1工作目标
通过对儋州市精准扶贫档案（贫困户类）数字化标准扫描服务，并提供与海南省防返贫监测平台数据挂接服务，实现精准扶贫档案的永久保存，以及档案的检索、查阅等日常工作利用，实现儋州市精准扶贫档案（贫困户类）档案数字化管理。
1.2工作范围
儋州市精准扶贫档案（贫困户类）12267户；20931卷档案数字化扫描、数据挂接。
1.3工作原则
儋州市精准扶贫档案（贫困户类）按照《海南省精准扶贫档案工作实施细则》（琼档字〔2017〕84号、海南省扶贫工作办公室《关于进一步加强我省精准扶贫档案工作的通知》（琼扶办发〔2020〕44号）及数字化加工技术流程标准等相关法规标准进行数字化加工及数据挂接。
（1）安全性
档案数字化的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。档案从档案库房运出开始，经过整理和数字化，最后归还客户档案库房，整个过程要保证档案不损坏、不丢失、不泄密。
加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
（2）完整性
档案的完整性包含两方面内容：一是确保按照合同要求把全部档案进行数字化扫描，二是确保单件档案中信息的完整性，档案信息的缺失会影响档案的可读性。
（3）原始性
在档案数字化过程中，确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。
1.4数据格式
★标准分辨率：≥300dpi。
★标准文件格式：采用未加密的TIFF或者JPEG格式，并且永久留存。
色彩：全部采用彩色模式进行扫描。
2.技术要求
2.1加工流程规范
1.精准扶贫档案（贫困户类）复核：
是指对前期整理档案是否完全按照《海南省精准扶贫档案工作实施细则》（琼档字〔2017〕84号）进行整理。
拆卷流程：是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程，拆卷流程应注意以下要点：
1）检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象；
2）将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意；
3）取掉案卷中金属物；
4）注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。
2.扫描流程：是对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。
在扫描流程中应注意以下要点：
1）根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
2）对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
3）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。
3.影像处理流程：是对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。
在该阶段应该注意以下要点：
1）建立存放规则将扫描人员扫好的影像拷到本工作机；
2）对因扫描原因造成的黑边等特殊影像进行处理；
3）检查电子影像是否清晰；
4）对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致；
4.索引流程：是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。
在索引流程中应该注意以下问题：
1）建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机；
2）根据电子影像内容输入对应的‘案件信息’、‘卷内目录’等相关信息。
3）检查全案卷有无缺页、少页，如有无法看清楚的影像，必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致；
4）如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写案内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查；
5.质检流程：是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。
质检流程中应注意的问题：
1）检查电子影像的页数与原始案卷是否一致；
2）检查索引人员录入的‘案件信息’、‘卷内目录’是否正确；
3）检查电子影像是否清晰；
6.装订流程：是将扫描加工完成质检的案卷重新装订的过程。
装订流程中应注意的问题：
1）对已完成扫描、索引、质检工序案卷进行重新装订；
2）对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理；
3）按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准；
7.数据格式规范：
初始加工的数据加工要求：
1）★标准分辨率：≥300dpi。
2）★标准文件格式：采用未加密的TIFF或者JPEG格式，并且永久留存。
3）色彩：全部采用彩色模式进行扫描。
4）质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，基于海南省档案局数字化要求，在不影响档案读取的基础上要尽量保存档案原貌，只可进行图像纠偏等基础操作。
8.防返贫监测管理系统平台挂接
1）★数据挂接：扫描后的档案数据在经过平台在线质检合格后，必须完全挂接至海南省防返贫监测信息系统-档案管理子系统，并通过专家验收。（提供承诺函）；
2）挂接后应具有档案接收、档案整理、档案录入、档案上传、档案保存、档案利用等功能，其设计符合《电子档案管理系统基本功能规定》（国家档案局2017年12月15日发布）；
3）挂接后应具备多手段的查询功能，支持模糊检索、精确检索等功能，检索结果自动匹配操作人员权限，提供相应的浏览、借阅或者选择性输出等功能；
4）挂接后支持在线审批、在线阅览；根据权限配置可为不同使用人员提供相应匹配功能。并自动记录用户浏览痕迹和提供用户意见反馈窗口。
3.服务要求
1.供应商须提供不少于15人的现场服务团队（提供承诺函），并不得随意更换项目负责人（须至业主备案）；
2.由于项目紧迫性，供应商须承诺在项目实施一个月内取得阶段性数据挂接成果（不少于总体工作量50%），并得到业主认可（提供承诺函）；
3.供应商须完全满足业主在技术要求范围内的所有数字化要求，并提供终身质保服务；
五、服务时间要求
供应商在合同签订之日起2个月完成所有服务内容。
六、服务地点
用户指定地点。
七、选择流程
接收报名—资格审查—发出报价函—现场开标—党委会确定—公示—下达中标通知书。
八、报名时间及地点
时间：2024年8月20日至8月26日（17:30）
地点：儋州市农业农村局（儋州市那大镇松涛路）5楼市委农办秘书科
联系人：程先生，13215749862
九、报名材料要求
（一）在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任能力证明材料（需提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件，或三证合一复印件，或法人证书等）；
（二）具有依法缴纳税收的良好记录材料（需提供2024年内任意3个月的纳税证明复印件）；
（三）具有依法缴纳社会保障资金的良好记录材料（需提供2024年内任意3个月的社保缴费记录复印件）；
注：报名相关材料均需加盖公章后报送（以上资料密封完好加盖单位印章）；本次报名只接受现场递交，不接受电话、邮件等其他方式报名。
儋州市农业农村局
2024年8月20日